Office Admin

Administrasi office melibatkan berbagai tugas yang bertujuan untuk mendukung kelancaran operasional di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Kerjaannya sebagai berikut:

Manajemen Dokumen dan Arsip:

• Mengelola, menyimpan, dan mengatur dokumen penting, baik fisik maupun digital.
• Menyusun laporan, surat, memo, dan dokumen lainnya.
• Menyimpan arsip dengan sistem yang rapi dan mudah diakses.

Pengelolaan Jadwal:

• Mengatur jadwal rapat, pertemuan, dan acara lainnya.
• Mengelola kalender kantor, termasuk penjadwalan kunjungan atau meeting klien.
• Mengingatkan manajer atau atasan mengenai agenda harian.

Komunikasi:

• Menjawab telepon, email, dan mengelola korespondensi perusahaan.
• Menyambut tamu dan menjaga hubungan dengan pihak eksternal seperti klien atau vendor.
• Menyusun dan menyebarluaskan informasi kepada karyawan melalui email atau pengumuman internal.

Pengelolaan Persediaan:

• Memantau dan memesan kebutuhan kantor seperti alat tulis, kertas, dan perlengkapan lainnya.
• Mengkoordinasikan pemeliharaan dan perbaikan fasilitas kantor, seperti komputer atau mesin fotokopi.

Pengolahan Data:

• Memasukkan data ke dalam sistem atau perangkat lunak manajemen.
• Mengolah data untuk pembuatan laporan keuangan atau administratif.
• Memastikan keakuratan dan ketepatan waktu dalam pengolahan data.

Pendukung Keuangan:

• Mengelola faktur, kwitansi, dan pembayaran vendor.
• Membantu dalam pemrosesan gaji, reimbursement, atau pengeluaran kecil.
• Melacak pengeluaran kantor dan menyusun laporan keuangan dasar.

Koordinasi dengan Departemen Lain:

• Berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan semua kebutuhan administrasi mereka terpenuhi.
• Membantu HR dalam perekrutan, onboarding, dan administrasi karyawan lainnya.

Pengelolaan Sistem IT Dasar:

• Mengoperasikan dan memelihara sistem kantor, seperti email, perangkat lunak manajemen dokumen, atau aplikasi lain yang digunakan sehari-hari.